- Eingang
- 47 neue E-Mails über Nacht. Drei Preislisten von Lieferanten. Zwei Rückfragen vom Zoll.
- HEINI
- Alles gelesen, zugeordnet, priorisiert. Drei Vorgänge warten auf Freigabe, der Rest ist abgelegt.
- Entscheidung
- Marion öffnet die Freigabe-Liste und sieht: 3 Vorgänge — nicht 47 E-Mails.
- Ergebnis
- Morgens: 5 Minuten Überblick statt 45 Minuten Sortieren.
Ein Arbeitstag im Mittelstand
Marions Dienstag.
Marion spricht mit Kunden, Lieferanten und dem Chef. HEINI sortiert, prüft und bereitet vor — die Vorarbeit ist raus aus dem Tag.
Marion · Büro Thomas · Geschäftsführung
07:45 → 08:15
Marion startet — HEINI hat schon vorgearbeitet.
- Bestellungen der Nacht sortiert und zugeordnet
- Angebote zur Freigabe bereit
- Offene Rückfragen markiert
- Dokumentenmappen vorbereitet
- Eingang
- Neue Preisliste von Lieferant Müller — Excel, anderes Format als letztes Quartal.
- HEINI
- Preisliste eingelesen, 247 Positionen gegen den Bestand geprüft, 18 Preisänderungen markiert.
- Entscheidung
- Marion prüft die 18 Änderungen. 16 passen, 2 klärt sie telefonisch.
- Ergebnis
- Preislisten-Import freigegeben. Früher: halber Tag, heute: 12 Minuten.
- Eingang
- Kunde Meier fragt Angebot für 24 Matten, 13 Pfosten, 26 Clips an.
- HEINI
- Stückliste zerlegt, Lagerbestand geprüft, Preise gezogen, Rabattregel angewendet. Angebot liegt vor.
- Entscheidung
- Marion sieht Abweichung zum Rahmenvertrag: +2,4 %. Ruft Thomas an — er entscheidet.
- Ergebnis
- Angebot mit Sondernote verschickt. Freigabe-Protokoll mit Thomas als Entscheider.
- Eingang
- Spedition meldet: Lieferschein Nr. 8142 fehlt eine Position.
- HEINI
- Vorgang gefunden, Abweichung identifiziert: 2 Pakete am Warenausgang nicht erfasst. Reklamations-Entwurf geschrieben.
- Entscheidung
- Marion prüft kurz, gibt den Entwurf frei.
- Ergebnis
- Antwort an Spedition raus. Vorgang sauber im Protokoll.
- Eingang
- Sendung an Kunde Weber geht Nachmittag raus. Zoll-Unterlagen werden gebraucht.
- HEINI
- Ausfuhranmeldung vorbereitet, HS-Codes gezogen, Ursprungserklärung erstellt, Frachtbrief ausgefüllt.
- Entscheidung
- Marion prüft die Zolltarifnummer einer Sonderposition — korrekt. Freigabe.
- Ergebnis
- Versandmappe fertig. Spedition bekommt alles in einer PDF.
- Eingang
- Steuerberater braucht Q1-Export für Umsatzsteuer-Voranmeldung.
- HEINI
- Alle Rechnungen Q1 zusammengestellt, nach Konten sortiert, im DATEV-Format exportiert.
- Entscheidung
- Marion öffnet den Export, checkt stichprobenartig zwei Rechnungen.
- Ergebnis
- Export an Steuerberater gesendet. Früher: halber Tag manuell zusammenstellen.
- Eingang
- Neue Rahmenbestellung bei Stammlieferant. 6 Artikel, 2 neue Positionen.
- HEINI
- Bestellentwurf erstellt, gegen Bestellhistorie geprüft, Verfügbarkeit beim Lieferanten erfragt.
- Entscheidung
- Marion schaut drüber — Mengen stimmen, Zahlungsziel passt. Freigabe.
- Ergebnis
- Bestellung verschickt, Bestätigung wartet automatisch auf Abgleich.
- Eingang
- Tag endet. 8 Vorgänge abgeschlossen, 2 warten auf Lieferantenantwort.
- HEINI
- Alle offenen Vorgänge protokolliert, Status-Übersicht für den nächsten Morgen vorbereitet.
- Entscheidung
- Marion klickt „Tagesabschluss".
- Ergebnis
- Feierabend um 16:30. Früher regelmäßig 19:00.
Marions Tag: 45 Minuten aktive Arbeit statt 8 Stunden Such- und Sortierarbeit.
Die Zeit, die Marion früher mit Zusammensuchen verbracht hat, gehört heute den Entscheidungen, die ohnehin nur sie treffen kann.
HEINI. Echte Hilfe im Betrieb.
Marion muss nicht mehr
Was HEINI aus dem Weg räumt
- Unterlagen aus verschiedenen Systemen zusammensuchen
- Preislisten manuell in Bestandsdaten übertragen
- Versand- und Zollunterlagen aus mehreren Quellen zusammensetzen
- Rückfragen per Mail hin und her weiterleiten
- Vorgänge nach Priorität und Typ sortieren
- Exporte für Steuerberater manuell aufbereiten
Thomas entscheidet
Was Thomas weiterhin selbst freigibt
- Preisabweichungen außerhalb des Rahmenvertrags
- Sonderfälle mit rechtlichem oder finanziellem Risiko
- Externe Freigaben (Lieferantenverträge, Kundenverträge)
- Entscheidungen mit Compliance-Bezug (Zoll, Export, DPP)
So sieht ein ruhigerer Dienstag aus.
In einer Demo zeigen wir Ihnen, welche Vorgänge HEINI in Ihrem Unternehmen vorbereiten kann.
HEINI bereitet vor. Sie geben frei.